Wanneer geldt een schriftelijke mededeling als ontvangen? Voorkom juridische valkuilen

Je bericht is verstuurd, maar is het ook officieel ontvangen? Je hebt een belangrijke mededeling verzonden. Misschien een opzegging van een contract, een aanmaning of een andere zakelijke verklaring. Maar dan gebeurt het: de ontvanger beweert niets te hebben ontvangen. Wat nu?

In de juridische praktijk kan dit grote gevolgen hebben.

Een opzegging die niet tijdig aankomt, kan betekenen dat een contract stilzwijgend wordt verlengd. Een ingebrekestelling die niet officieel is ontvangen, kan leiden tot vertraging in juridische procedures. Wanneer geldt een schriftelijke verklaring dan als officieel ontvangen? En hoe voorkom je dat dit soort discussies ontstaan? Als advocaat in Veghel schrijf ik regelmatig juridische blogartikelen. Dit artikel geeft duidelijke antwoorden en praktische tips om ervoor te zorgen dat je communicatie niet alleen aankomt, maar ook juridisch geldig is.

Wat zegt de wet?

Volgens artikel 3:37 lid 3 BW heeft een schriftelijke mededeling pas rechtsgevolgen zodra deze de ontvanger heeft bereikt. Dit betekent dat alleen versturen niet voldoende is. De boodschap moet de geadresseerde daadwerkelijk kúnnen bereiken.

Toch roept dit in de praktijk veel vragen op:

• Wanneer geldt een bericht als officieel ontvangen?
• Wat als iemand op vakantie is of post niet ophaalt?
• Hoe bewijs je dat een e-mail of brief daadwerkelijk is aangekomen?

Laten we deze vragen beantwoorden en meteen bekijken hoe je juridische onzekerheid voorkomt.

Wanneer geldt een mededeling als ‘ontvangen’?

Fysieke en digitale communicatie

De wet maakt geen onderscheid tussen een papieren brief of een digitale boodschap. Zolang de ontvanger het bericht had kúnnen ontvangen, geldt het als ontvangen.

• Brieven per post
  Een brief wordt als ontvangen beschouwd zodra deze op het woon- of zakelijke adres van de ontvanger is bezorgd. De afzender moet wel aantonen dat het juiste adres is gebruikt.

• E-mails
  Een e-mail geldt als ontvangen op het moment dat deze in de inbox van de geadresseerde aankomt. Het is niet nodig dat de ontvanger de e-mail opent of leest.

• Aangetekende post
  Een aangetekende brief wordt als ontvangen beschouwd zodra de ontvanger tekent voor ontvangst. Weigert iemand de brief? Dan kan dat worden gezien als een bewuste keuze om de inhoud niet te willen lezen, wat juridisch nadelige gevolgen kan hebben.

Wat als een ontvanger afwezig is?

Soms kan iemand een bericht niet lezen omdat hij of zij op vakantie is of om andere redenen afwezig is. Toch wordt de mededeling in veel gevallen als rechtsgeldig ontvangen beschouwd.

Dat is het geval als:

• De ontvanger had kunnen voorzien dat er post of e-mails binnen zouden komen en geen maatregelen heeft genomen.
• De ontvanger bewust een aangetekende brief niet ophaalt.
• Het bericht is verstuurd naar een adres dat contractueel is vastgelegd of uit het Handelsregister blijkt.

Voorbeeld uit de praktijk:
Een bedrijf zegt per e-mail een samenwerking op. De ontvanger is een maand met verlof en opent de e-mail pas later. Toch is de opzegging rechtsgeldig, omdat de e-mail tijdig in de inbox is aangekomen.

Relevante rechtspraak: het Centavos-arrest (ECLI:NL:HR:2013:BZ4104)

Een belangrijke zaak waarin de werking van artikel 3:37 lid 3 BW centraal stond, is het arrest van de Hoge Raad van 14 juni 2013. Dit arrest draaide om een geschil over een terugkooprecht op vastgoed. Een verhuurder stuurde drie aanmaningen naar een postbusadres van de huurder, zoals contractueel was vastgelegd. Twee van de drie aanmaningen kwamen echter niet aan, omdat de postbus door de postdienst tijdelijk was geblokkeerd – iets waar de huurder zelf geen schuld aan had. De huurder stelde dat hij hierdoor niet tijdig was geïnformeerd en dat zijn terugkooprecht niet was vervallen.

Wat oordeelde de Hoge Raad?

• De verzender moet aantonen dat de verklaring is verzonden naar een adres waar de geadresseerde redelijkerwijs bereikbaar is.
• In deze zaak was het postbusadres niet expliciet door de huurder opgegeven als correspondentieadres en stond het ook niet in het Handelsregister.
• Omdat de verzender had kunnen nagaan of het juiste adres was gebruikt, oordeelde de Hoge Raad dat de verklaringen de huurder niet rechtsgeldig hadden bereikt.

Belangrijke les:
Als een brief niet aankomt en het adres niet expliciet als correspondentieadres is aangewezen, kan de ontvanger zich erop beroepen dat hij de verklaring niet heeft ontvangen. Dit benadrukt het belang van correcte en juridisch sluitende communicatiekanalen.

Vier juridische valkuilen en hoe je ze voorkomt

1. Probleem Een brief of e-mail wordt gestuurd naar een adres waarvan achteraf blijkt dat het niet officieel is. Oplossing: Leg in contracten vast welke adressen en e-mails gebruikt moeten worden voor officiële communicatie.

2. Probleem De ontvanger ontkent dat hij een bericht heeft ontvangen. Oplossing: Gebruik aangetekende post, vraag om een ontvangstbevestiging of stuur berichten via meerdere kanalen.

3. Probleem: Een belangrijke mededeling wordt alleen per e-mail verstuurd, terwijl de ontvanger claimt deze niet te hebben gezien. Oplossing: Verstuur belangrijke berichten zowel per e-mail als per post voor extra zekerheid.

4. Probleem: Een verklaring wordt verstuurd naar een oud of verkeerd adres. Oplossing: Controleer of het adres correct is, bijvoorbeeld via de Kamer van Koophandel of eerdere correspondentie.

Praktische tips voor ondernemers en consumenten

• Zorg voor een notices clause in contracten
  Hierin leg je vast welke contactgegevens gelden voor officiële mededelingen en hoe communicatie juridisch bindend is.
• Vraag om een ontvangstbevestiging
  Laat de ontvanger per e-mail of ondertekening bevestigen dat hij of zij de mededeling heeft ontvangen.
• Gebruik meerdere communicatiekanalen
  Een mededeling per e-mail én per post versturen verkleint de kans op misverstanden.
• Let op deadlines
  Sommige mededelingen, zoals opzeggingen of bezwaarprocedures, moeten vóór een bepaalde datum worden ontvangen. Zorg dat je bewijs hebt dat dit is gebeurd.

Voorkom juridische discussies en zorg voor zekerheid

Het versturen van een mededeling is niet genoeg. Je moet kunnen aantonen dat het bericht ook daadwerkelijk is aangekomen. Door duidelijke afspraken te maken en strategisch te communiceren, voorkom je juridische valkuilen.

Twijfel je of een verklaring rechtsgeldig is ontvangen? Of wil je zeker weten dat jouw communicatie correct is? Neem contact op voor professioneel advies door te mailen naar info@pleyt-advocatuur.nl of te bellen naar 0413 –357 311. Ook ben je na aanmelden welkom tijdens het gratis spreekuur op ons kantoor in Veghel. Met de juiste aanpak zorg je ervoor dat jouw berichten niet alleen aankomen, maar ook juridisch standhouden.