Algemene voorwaarden: welke ondernemer wil zijn risico’s nou niet afdekken?
Algemene voorwaarden zijn een goede manier om je aansprakelijkheid als ondernemer te beperken of uit te sluiten. Met een set voorwaarden, bepaal jij de spelregels en kun je gedoe en kosten voorkomen. Een no brainer dus! Of toch niet? De eerste vraag die ik bij een juridisch geschil stel, is wat er is afgesproken en of er algemene voorwaarden zijn. Helaas is het antwoord op de tweede vraag regelmatig nee. Geen voorwaarden hebben of ze verkeerd gebruiken is echt een gemiste kans. Reden voor een blogartikeltje met tips!
Wat zijn algemene voorwaarden?
Algemene voorwaarden zijn de spelregels die gelden voor al jouw zakelijke transacties. Ze bevatten bepalingen over bijvoorbeeld levering, betaling, aansprakelijkheid en geschillenbeslechting. Door algemene voorwaarden op te stellen, voorkom je dat je telkens opnieuw dezelfde afspraken moet maken bij een verkoop of opdracht.
Voorbeeld: Stel, je runt een webshop. Met algemene voorwaarden kun je vooraf vastleggen hoe klanten producten kunnen retourneren, wat de betalingstermijn is en hoe garantieclaims worden afgehandeld.
Consumenten
Hoever je in het uitsluiten van aansprakelijkheidsrisico’s kunt gaan, hangt af van wie de wederpartij is. Als je zaken doet met consumenten (particulieren) dan gelden er andere regels dan wanneer je zaken doet met bedrijven. De wet biedt particulieren (consumenten) namelijk meer bescherming dan zakelijke klanten. Een consument wordt door de wetgever gezien als een “zwakke” contractspartij en krijgt extra bescherming. Als je je niet houdt aan de algemene voorwaarden, de voorwaarden verandert zonder de klant te informeren of als er onredelijke bepalingen in staan, kan je klant de voorwaarden vernietigen via een brief of e-mailbericht. De voorwaarden gelden dan niet! De wet heeft lijsten, grijze en zwarte, waarin je kunt zien wanneer iets onredelijk is.
Zakelijke klanten
Bij transacties tussen bedrijven (‘B2B’) is er veel meer contractvrijheid. Dat betekent dat je als ondernemer in principe zelf mag bepalen wat je in de algemene voorwaarden zet, zolang het niet in strijd is met de wet. Het is bijvoorbeeld toegestaan om de aansprakelijkheid volledig uit te sluiten, tenzij dit leidt tot onredelijk bezwarende situaties. Belangrijk! Hoewel er meer vrijheid is in B2B-transacties, zijn duidelijke en redelijke voorwaarden nog steeds cruciaal om conflicten te voorkomen.
Wat moet er in algemene voorwaarden staan?
Er is geen vaste lijst van wat er precies in algemene voorwaarden moet staan. Toch zijn er een aantal onderwerpen die vaak voorkomen:
- Definities: Definieer belangrijke termen om verwarring te voorkomen.
- Toepasselijkheid: Geef aan wanneer de voorwaarden van toepassing zijn en hoe deze worden geaccepteerd.
- Levering en uitvoering: Hoe en binnen welke termijn worden producten of diensten geleverd?
- Prijzen en betalingen: Leg vast hoe prijzen tot stand komen en wat de betalingstermijn is.
- Aansprakelijkheid: Beperk je aansprakelijkheid waar mogelijk.
- Klachten en geschillen: Beschrijf hoe klachten worden afgehandeld en welke rechter bevoegd is bij een geschil.
- Overmacht: Wat gebeurt er als je door onvoorziene omstandigheden niet kunt leveren?
Tip: Zorg ervoor dat je voorwaarden aansluiten bij jouw branche. Een freelance tekstschrijver heeft andere risico’s en afspraken dan een aannemer of een webshop.
Houd rekening met de grijze en zwarte lijst
Zoals eerder genoemd, bevatten de grijze en zwarte lijst bepalingen die je beter kunt vermijden bij overeenkomsten met consumenten. Maar wat betekenen deze lijsten precies voor jouw onderneming?
De zwarte lijst bevat bepalingen die altijd verboden zijn in consumentenovereenkomsten, zoals:
- Het volledig uitsluiten van aansprakelijkheid bij schade.
- Het ontzeggen van wettelijke garantie.
- Het eisen van een buitensporig hoge schadevergoeding bij contractbreuk.
De grijze lijst bevat bepalingen die vermoedelijk onredelijk zijn. Deze bepalingen zijn niet per definitie verboden, maar je moet kunnen aantonen dat ze redelijk zijn. Voorbeelden zijn:
- Een eenzijdige wijziging van de prijs.
- Een onevenredig lange opzegtermijn.
- Het uitsluiten van de mogelijkheid om een overeenkomst te ontbinden bij ernstige tekortkomingen.
Belangrijk: De grijze en zwarte lijst gelden alleen voor transacties met consumenten, niet voor B2B-overeenkomsten.
Hoe zorg je ervoor dat je algemene voorwaarden geldig zijn?
1. Ter hand stellen en van toepassing verklaren
Je kunt de algemene voorwaarden fysiek overhandigen. Als je de overeenkomst online sluit, zou je ze ook kunnen bijvoegen als Pdf-bestand of een link kunnen sturen. Je klant moet de voorwaarden kunnen opslaan. En hij moet niet hoeven zoeken of Googelen naar je algemene voorwaarden. Lever je geen producten, maar diensten (zoals reisbureaus, accountants en ICT dienstverleners) mag je doorlinken naar de webpagina waar de algemene voorwaarden op staan. Deponeren bij de Kamer van Koophandel of de rechtbank is aan de orde in situaties waarin ter hand stellen niet mogelijk is of als het gaat om grote partijen. Alleen het overhandigen is niet genoeg. Je zult ook nog ergens moeten verklaren dat ze van toepassing zijn. Dat kan door één zinnetje in je opdrachtbevestiging of offerte.
2. Doe dit op het juiste moment
De voorwaarden moeten overhandigd zijn voor of tijdens het sluiten van de overeenkomst. Je hebt als ondernemer een informatieplicht. Dat wil trouwens niet zeggen dat je klant de voorwaarden daadwerkelijk hoeft te lezen. Eerlijk is eerlijk… de meeste mensen lezen de kleine lettertjes niet. Waar het om gaat is dat de
mogelijkheid van kennisname er is geweest.
Tip: Voeg de algemene voorwaarden daarom bij het contract of de offerte en verwijs ernaar, zodat je klant ze niet over het hoofd ziet. Stuur je de voorwaarden pas bij de factuur, dan ben je te laat en zijn ze niet van toepassing! Werk je vaker voor dezelfde klant? Dan is het genoeg om de algemene voorwaarden bij de eerste opdracht toe te sturen.
Dus, waar moet je op letten bij de kleine lettertjes:
– Je moet de voorwaarden ter hand stellen en van toepassing verklaren.
– Dat de voorwaarden algemeen en duidelijk zijn
– Houd bij de algemene voorwaarden rekening met het type klant: consument/ zakelijk
– Niet klakkeloos knippen/plakken van het internet (auteursrecht)
– Check de eisen van uw brancheorganisatie of verzekeraar
– Laat je klant tekenen voor ontvangst van de voorwaarden.
Conclusie
Algemene voorwaarden zijn verdomd handig. Het is jouw kans om de spelregels te bepalen en risico’s te beperken. Ze zijn snel van toepassing, want je klant moet ze ontvangen maar hoeft ze niet daadwerkelijk te lezen. Alleen, als je geen voorwaarden hebt of deze op de verkeerde manier gebruikt, kan dat desastreuze gevolgen hebben. Raadpleeg dus altijd een advocaat! Zo ook verandert wet- en regelgeving continue. Controleer daarom regelmatig of je algemene voorwaarden nog up-to-date zijn.
Wilt u algemene voorwaarden laten opstellen of heeft u andere vragen?
Neem dan vrijblijvend contact op met onze vastgoedadvocaat door te mailen naar info@pleyt-advocatuur.nl of te bellen naar 0413 –357 311. Ook bent u na aanmelden welkom tijdens het gratis spreekuur op ons kantoor in Veghel.
