Klant betaalt niet: stap voor stap uw geld ophalen

Een klant die niet betaalt is geen ongemak. Het is een serieus probleem voor uw cashflow en uw bedrijf. De wet geeft u krachtige instrumenten om uw geld op te halen. Maar de volgorde en de timing bepalen hoe snel u succes heeft. Als advocaat in Veghel adviseer ik ondernemers vaak rondom dit onderwerp. In dit artikel leg ik de volledige route uit van eerste aanmaning tot executie van een vonnis.

Mr. Patricia van Dongen | Advocaat verbintenissenrecht 
Leestijd: circa 12 minuten | Bijgewerkt: 2026

Stap 1: Aanmaning sturen 

De eerste stap is een betalingsherinnering. Vriendelijk van toon maar concreet over het openstaande bedrag, de factuurdatum en de nieuwe betalingstermijn. Veel klanten betalen na een eerste herinnering alsnog. Stuur de aanmaning per e-mail én per gewone post. Vermeld het factuurnummer, het openstaande bedrag en een nieuwe concrete betalingstermijn van veertien dagen. Vraag om een betalingsbevestiging. Reageert uw klant niet of betaalt hij niet binnen de nieuwe termijn? Dan gaat u naar stap 2.

Stap 2: Ingebrekestelling 

Als de aanmaning geen effect heeft stuurt u de ingebrekestelling. Dit is een formele sommatie met een laatste termijn van veertien dagen. Na het verstrijken van die termijn verkeert uw klant in verzuim en heeft u recht op wettelijke handelsrente én buitengerechtelijke incassokosten. De ingebrekestelling moet concreet zijn: welke factuur, welk bedrag, welke nieuwe betalingstermijn, en wat de gevolgen zijn als hij niet betaalt. Stuur die aangetekend én per e-mail. Voor consumenten is de veertien-dagenbrief verplicht voordat u incassokosten mag rekenen. Voor zakelijke debiteuren geldt meer vrijheid maar een formele ingebrekestelling beschermt uw rechtspositie.

Stap 3: Buitengerechtelijke incasso inschakelen

Als de ingebrekestelling geen betaling oplevert kunt u een incassobureau of advocaat inschakelen voor de buitengerechtelijke inning. De kosten van die inning zijn bij zakelijke debiteuren doorgaans op hem verhaalbaar, de wettelijke incassokostenregeling bepaalt de exacte staffel. Een advocatenbrief heeft in de praktijk meer gewicht dan een brief van een incassobureau. Zeker bij zakelijke debiteuren die hun reputatie willen beschermen werkt een sommatie van een advocaat sneller. Kies voor een advocaat als het bedrag substantieel is, als de debiteur de vordering betwist of als de financiële situatie van de debiteur zorgwekkend is. In die gevallen wil u iemand die ook de procedure kan voeren als het zover komt.

Stap 4: Dagvaarding en gerechtelijke procedure

Als buitengerechtelijke incasso niets oplevert start u een gerechtelijke procedure. Voor vorderingen tot 25.000 euro gaat u naar de kantonrechter. Daarboven naar de rechtbank. Bij spoed is een kort geding mogelijk: binnen twee tot vier weken heeft u een vonnis. In de bodemprocedure vordert u de hoofdsom, de wettelijke handelsrente, de buitengerechtelijke incassokosten en de proceskosten. De rechter toetst of uw vordering gegrond is en wijst toe wat bewezen en onderbouwd is. Als de debiteur niet verschijnt bij de kantonrechter wijst de rechter de vordering in de meeste gevallen bij verstek toe. U heeft dan snel een vonnis maar de executie is een volgende stap.

Stap 5: Vonnis executeren 

Een gewonnen vonnis is nog geen geld op uw rekening. Als de debiteur niet vrijwillig betaalt na het vonnis moet u executeren. Dat doet u via een deurwaarder die het vonnis tenuitvoer legt. De deurwaarder kan beslag leggen op bankrekeningen, loon, inventaris of onroerend goed van de debiteur. Dat beslag dwingt betaling af of levert opbrengst op bij verkoop. De executiefase kan weken tot maanden duren afhankelijk van het vermogen van de debiteur. Heeft de debiteur geen verhaalsmogelijkheden? Dan heeft u een vonnis maar geen geld. Beoordeel daarom altijd vóór de procedure of executie kansrijk is.

Klant in financiële problemen: andere aanpak

Als uw klant in financiële moeilijkheden verkeert verandert de strategie. Een procedure starten terwijl hij toch niets heeft om op te verhalen kost u alleen tijd en geld. Maar niets doen is ook geen optie.

Overweeg in dit geval: conservatoir beslag leggen op zijn vermogen voordat u procedeert, een faillissementsaanvraag als pressiemiddel als u aannemelijk kunt maken dat hij meer schuldeisers heeft die niet worden betaald, of een schikking waarbij u genoegen neemt met minder maar wel zekerheid heeft dat u iets ontvangt.

Vraag een uittreksel bij de Kamer van Koophandel en controleer het faillissementsregister. Zo weet u snel of er al andere schuldeisers actief zijn.

Wettelijke handelsrente: laat dit niet liggen

Over elke onbetaalde factuur aan een zakelijke opdrachtgever heeft u recht op wettelijke handelsrente. Die rente loopt automatisch vanaf de vervaldatum van de factuur. U hoeft geen aanmaning te sturen voor de rente. De handelsrente bedraagt de Europese basisrente plus acht procentpunten. Bij een langdurig onbetaalde factuur loopt dat op tot een substantieel bedrag. Neem de handelsrente altijd mee in uw vordering.

Buitengerechtelijke incassokosten: wat kunt u verhalen?

Bij consumenten geldt de wettelijke staffel van de Wet incassokosten. Bij zakelijke debiteuren mag u de werkelijk gemaakte buitengerechtelijke kosten in rekening brengen als die redelijk zijn, tenzij uw algemene voorwaarden een specifiek bedrag of percentage bepalen. Zorg dat uw algemene voorwaarden een incassokostenbepaling bevatten. Dat geeft u een contractuele grondslag naast de wettelijke regeling en versterkt uw positie bij de rechter.

Veelgestelde vragen

Hoe lang mag ik wachten voordat ik juridische stappen zet?
Wacht niet te lang. Uw vordering verjaart in beginsel vijf jaar na de vervaldatum van de factuur. Maar hoe langer u wacht hoe kleiner de kans op verhaal als de debiteur intussen insolvent wordt. Stap bij uitblijvende betaling na zes weken over op juridische actie.

Mijn klant betwist de factuur. Wat nu?
Als de betwisting serieus is moet u die inhoudelijk weerleggen. Bewaar uw overeenkomst, opdrachtbevestiging en bewijs van levering. Een betwiste factuur vraagt om een bodemprocedure waarbij de rechter de feiten beoordeelt.

Kan ik zelf een deurwaarder inschakelen zonder vonnis?
Een deurwaarder kan een aanmaning sturen zonder vonnis maar voor beslag en executie heeft u in de meeste gevallen een vonnis nodig. De uitzondering is conservatoir beslag: dat kunt u al leggen vóór een vonnis met verlof van de rechter.

Wat kost een incassoprocedure?
Kosten variëren: griffierecht bij de kantonrechter is afhankelijk van het vorderingsbedrag. Advocaatkosten zijn bij winst deels verhaalbaar via de proceskostenveroordeling maar zelden volledig.

Klant betaalt niet? Pleyt Advocatuur haalt uw geld op

Als uw klant niet betaalt wil u snel en effectief handelen. Als advocaat verbintenissenrecht in Veghel begeleid ik ondernemers door het hele incassotraject van ingebrekestelling tot executie. Neem contact op voor een eerste bespreking.