Als advocaat voor ondernemers begrijpen we dat het runnen van een onderneming ingewikkeld kan zijn. Vandaag willen we het hebben over iets waar je misschien niet direct aan denkt, maar wat wel belangrijk is voor jouw bedrijf: de privacyverklaring. Sinds de invoering van de AVG in 2018 is dit wettelijk verplicht.
Wat is een privacyverklaring?
Laten we beginnen met de basis. Een privacyverklaring is een document waarin je aangeeft hoe je bedrijf omgaat met de persoonsgegevens van jouw klanten. Denk aan gegevens zoals namen, adressen, e-mailadressen en telefoonnummers van klanten, huurders of websitebezoekers. Het gaat om transparantie: want jouw klanten willen weten wat er met hun gegevens gebeurt, en ook de wet eist dat je dit duidelijk maakt. De privacyverklaring moet veel meer en gedetailleerdere informatie bevatten dan vroeger. Bovendien moet de verklaring in begrijpelijke taal worden geschreven.
Voor wie geldt de AVG?
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een verordening en van toepassing in alle lidstaten van de Europese Unie. Deze vervangt de oude wet bescherming persoonsgegevens (WBP). De privacyregels gelden voor alle bedrijven en organisaties die persoonsgegevens verwerken van klanten, personeel of andere personen. Eigenlijk hebben alle ondernemers wel te maken met privacygevoelige informatie, dus ook zzp’ers en kleine mkb-bedrijven maar de wet geldt ook voor verenigingen en stichtingen. Denk bijvoorbeeld aan gegevens die je verzamelt en gebruikt voor het opstellen van een offerte of een nieuwsbrief.
Vier reden waarom een privacyverklaring belangrijk is
1. Wettelijke plicht en voorkomen boetes
Sinds de inwerkingtreding van de AVG vanaf 25 mei 2018 is het voor bedrijven wettelijk verplicht om duidelijk te maken hoe zij omgaan met persoonsgegevens. Je hebt dus een informatieplicht en zonder privacyverklaring loop je het risico op hoge boetes. En laten we eerlijk zijn, niemand zit te wachten op gedoe met de Autoriteit Persoonsgegevens.
2. Vertrouwen van klanten
Transparantie over de manier waarop je gegevens verwerkt, bouwt ook vertrouwen op bij je klanten. Ze willen weten dat hun informatie veilig is en niet misbruikt wordt. Dit vertrouwen is immers essentieel voor een duurzame klantrelatie
3. Bescherming tegen aansprakelijkheid
Met een duidelijke privacyverklaring kun je aantonen dat je voldoet aan de AVG. Dit kan je helpen om juridische geschillen te vermijden en je positie te beschermen als er toch een probleem ontstaat. Stel je voor dat een klant klaagt dat hun gegevens misbruikt zijn. Door middel van een duidelijk document waarin je uitlegt hoe je gegevens beschermt, sta je juridisch sterker.
4. Concurrentievoordeel
Daarnaast komen bedrijven die hun zaken op orde hebben, inclusief hun privacyverklaring, professioneel en betrouwbaar over. Dit kan net dat beetje extra zijn dat potentiële klanten overtuigt om voor jou te kiezen.
Een goede privacyverklaring moet de volgende elementen bevatten:
- Contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke;
- Welke persoonsgegevens worden verzameld;
- De doeleinden van de verwerking;
- Onder welke wettelijke basis verwerk je de gegevens?
- Bewaartermijnen (in lijn zijn met de wettelijke eisen en je interne beleid);
- Rechten van betrokkenen (zoals het recht op inzage, correctie en verwijdering van gegevens)
- Beveiligingsmaatregelen
Conclusie
Met dit blogartikel hopen we dat je inziet hoe belangrijk een privacyverklaring is voor jouw onderneming. Niet alleen om te voldoen aan de wet, maar ook om het vertrouwen van je klanten te winnen en je bedrijf te beschermen. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie of hulp bij het opstellen van jouw privacyverklaring.
Wil een privacyverklaring laten opstellen of heb je andere juridische vragen? Neem dan contact met ons op door te mailen naar info@pleyt-advocatuur.nl of te bellen naar 0413 –357 311. Ook ben je na aanmelden welkom tijdens het gratis spreekuur op ons kantoor in Veghel. Met een beetje hulp van Pleyt Advocatuur, kun je zorgeloos ondernemen en je focussen op wat je het beste doet.
