Ingebrekestelling sturen: wanneer, hoe en wat moet erin staan?
Een ingebrekestelling is het juridische startpistool van elk contractgeschil. Zonder de juiste ingebrekestelling heeft u geen recht op schadevergoeding en kunt u in de meeste gevallen niet ontbinden. Toch gaat het hier regelmatig mis. In dit artikel leg ik precies uit wanneer u er een nodig heeft, wat erin moet staan en hoe u die verstuurt.
Mr. Patricia van Dongen | Advocaat verbintenissenrecht | Pleyt Advocatuur Veghel
Leestijd: circa 11 minuten | Bijgewerkt: 2026
Wat is een ingebrekestelling en waarom is die zo belangrijk?
Een ingebrekestelling is een schriftelijke aanmaning waarmee u uw wederpartij een laatste redelijke termijn geeft om alsnog na te komen. Pas als die termijn onbenut verstrijkt verkeert uw wederpartij in verzuim. En verzuim is de drempel voor schadevergoeding en ontbinding.
Zonder verzuim geen schadevergoeding. Zonder verzuim geen ontbinding. Dat klinkt als een formaliteit maar het is een harde juridische grens die rechters strikt handhaven. Een claim die strandt op het ontbreken van een geldige ingebrekestelling is een verloren claim.
Als advocaat in Veghel zie ik dit te vaak: ondernemers die dachten dat een boze e-mail of een mondeling gesprek volstond. Dat doet het niet. De ingebrekestelling moet schriftelijk, concreet en tijdig zijn.
Wanneer heeft u een ingebrekestelling nodig?
U heeft een ingebrekestelling nodig als nakoming nog mogelijk is en uw wederpartij die nakoming nog niet heeft geweigerd. De ingebrekestelling geeft hem één laatste kans. Pas als hij die kans niet benut staat de deur open voor juridische stappen.
De situaties waarbij u een ingebrekestelling nodig heeft zijn: te late levering waarbij geen fatale termijn gold, gebrekkige levering waarbij herstel nog mogelijk is, en gedeeltelijke nakoming waarbij het ontbrekende deel nog geleverd kan worden.
Twijfelt u of uw situatie een ingebrekestelling vereist? Stuur er altijd een. Een onnodige ingebrekestelling doet geen kwaad. Een ontbrekende ingebrekestelling kan uw hele vordering torpederen.
Wanneer heeft u géén ingebrekestelling nodig?
Artikel 6:83 BW somt situaties op waarbij verzuim van rechtswege intreedt zonder aanmaning. Die situaties zijn:
– Een fatale termijn is verstreken. Als de overeenkomst een uiterste leveringsdatum bevat die als fataal gold, treedt verzuim direct in bij het verstrijken van die datum. “Levering uiterlijk vrijdag 13 september” is een fatale termijn als die uitdrukkelijk als deadline was bedoeld.
– Uw wederpartij heeft meegedeeld niet te zullen nakomen. Als hij schrijft of zegt dat hij de overeenkomst niet gaat uitvoeren hoeft u hem geen termijn meer te geven. U kunt direct ontbinden en schadevergoeding eisen.
– Er is sprake van blijvende onmogelijkheid. Als nakoming definitief onmogelijk is heeft een termijn geen zin meer. U kunt direct actie ondernemen.
De vijf essentiële elementen van een geldige ingebrekestelling
Een geldige ingebrekestelling bevat altijd deze vijf elementen. Ontbreekt er één, dan is de ingebrekestelling mogelijk niet geldig en heeft u uw procedure op een wankele basis gebouwd.
1. Concrete omschrijving van de tekortkoming. Beschrijf precies wat niet is nagekomen: welke levering, welke dienst, welke verplichting. Verwijs naar de overeenkomst, de datum, het ordernummer. Hoe concreter, hoe sterker.
2. Een duidelijke sommatie tot nakoming. Zeg uitdrukkelijk dat u nakoming verlangt. Niet “wij verwachten uw reactie” maar “wij sommeren u hierbij de volgende prestatie te verrichten.”
3. Een redelijke termijn. Geef een concrete einddatum, niet “zo spoedig mogelijk.” Vijf tot veertien dagen is gebruikelijk voor eenvoudige prestaties. Voor complexe opdrachten kan een langere termijn redelijk zijn.
4. De aankondiging van gevolgen. Schrijf wat u gaat doen als de termijn onbenut verstrijkt: ontbinding, schadevergoeding, een procedure. Dit is geen dreigement maar een juridische mededeling die uw positie versterkt.
5. Uw contactgegevens en een handtekening. De ingebrekestelling moet identificeerbaar zijn. Stuur die op briefpapier van uw bedrijf of voeg uw volledige naam en functie toe.
Hoe lang moet de termijn zijn?
De termijn moet redelijk zijn. Wat redelijk is hangt af van de aard van de prestatie en de omstandigheden. Er is geen wettelijk minimum maar de rechter toetst achteraf of de termijn voldoende was.
Voor standaardleveringen van goederen: vijf tot tien werkdagen. Voor dienstverlening waarbij voorbereiding nodig is: zeven tot veertien dagen. Voor bouwwerkzaamheden of complexe projecten: twee tot vier weken. Voor een betalingsverplichting: veertien dagen is gangbaar.
Stel nooit een te korte termijn. Een rechter die oordeelt dat de termijn onredelijk kort was kan uw ontbinding of schadevergoedingseis afwijzen. Een dag of twee is vrijwel nooit redelijk tenzij de situatie buitengewoon urgent is.
Hoe verstuurt u de ingebrekestelling?
Stuur de ingebrekestelling altijd op twee manieren tegelijk: per aangetekende post met ontvangstbevestiging én per e-mail met verzoek om leesbevestiging. Waarom beide? De aangetekende post bewijst bezorging maar de ontvanger kan weigeren op te halen. De e-mail is sneller maar makkelijker te betwisten. Samen geven ze het sterkste bewijs van ontvangst.
Bewaar alles: het afschrift van de brief, het aangetekend verzendbewijs, de e-mail met timestamp en de leesbevestiging als die terugkomt. Dit is uw bewijsdossier als de zaak voor de rechter komt.
Wat doet u als de termijn verstrijkt zonder reactie?
Als de termijn onbenut verstrijkt staat u sterk. Uw wederpartij verkeert nu in verzuim. U heeft drie opties: nakoming via de rechter vorderen, de overeenkomst ontbinden of schadevergoeding eisen. Of een combinatie.
Wacht niet te lang na het verstrijken van de termijn. Hoe langer u wacht, hoe meer de wederpartij kan stellen dat u akkoord was gegaan met verdere vertraging. Onderneem actie binnen een redelijke termijn na het verstrijken.
Veelgemaakte fouten bij de ingebrekestelling
De meest gemaakte fout: alleen een e-mail sturen zonder aangetekende post. Tweede fout: geen concrete termijn noemen maar “zo spoedig mogelijk” schrijven. Derde fout: de tekortkoming te vaag omschrijven waardoor de wederpartij kan stellen dat hij niet begreep wat er van hem werd verlangd. Vierde fout: de overeenkomst te vroeg ontbinden. U stelt een termijn van twee dagen en ontbindt op dag drie zonder dat de wederpartij redelijkerwijs in die tijd had kunnen nakomen. Vijfde fout: vergeten te vermelden wat de gevolgen zijn als de termijn verstrijkt.
Veelgestelde vragen
Kan een WhatsApp-bericht een geldige ingebrekestelling zijn?
In theorie kan een WhatsApp-bericht schriftelijk bewijs opleveren maar het is risicovol. U kunt de ontvangst moeilijk bewijzen en de formulering is zelden juridisch precies genoeg. Stuur altijd een formele brief, ook als u aanvullend WhatsApp gebruikt.
Wat als mijn wederpartij de aangetekende brief niet ophaalt?
Als hij weigert op te halen of de brief retour komt geldt de ingebrekestelling in de meeste gevallen toch als ontvangen, zeker als u ook een e-mail heeft gestuurd. Bewaar het retourontvangstbewijs.
Moet ik een advocaat inschakelen voor een ingebrekestelling?
Dat is niet verplicht maar wel verstandig als het om een substantieel belang gaat. Een advocatenbrief heeft meer gewicht en is juridisch correct geformuleerd. Bovendien geeft een sommatie van een advocaat vaak sneller resultaat.
Kan ik de ingebrekestelling intrekken als we tot een akkoord komen?
Ja. Als u met uw wederpartij een nieuwe afspraak maakt vervangt die de eerdere sommatie. Leg nieuwe afspraken altijd schriftelijk vast zodat duidelijk is wat er is overeengekomen.
Wat als mijn wederpartij reageert maar de termijn niet haalt?
Als hij reageert maar niet binnen de gestelde termijn nakomt verkeert hij nog steeds in verzuim na het verstrijken van die termijn. U hoeft geen nieuwe ingebrekestelling te sturen tenzij u een nieuwe termijn heeft toegestaan.
Ingebrekestelling nodig? Pleyt Advocatuur helpt u direct
Een juridisch waterdichte ingebrekestelling is de basis van elk contractgeschil. Als advocaat verbintenissenrecht in Veghel stel ik ingebrekestellingen op die standhouden voor de rechter en die uw wederpartij serieus neemt.
Neem contact op. Snel handelen is in uw belang.